Ekstrovert dan Introvert di tempat kerja

Apa perbedaan utama Nukman Luthfie dengan Guy Kawasaki?

Suatu artikel di New York Times sekitar tahun lalu menangkap perhatian saya. Kolumnis, blogger, dan penulis Marci Alboher menulis dalam artikel itu tentang pengalamannya mewawancarai Guy Kawasaki — yang saya asumsikan tidak perlu saya perkenalkan lagi di sini.

Guy membalas email permintaan wawancara Marci dengan mengatakan bahwa akan lebih baik apabila wawancara tersebut bisa dilakukan via online saja. Sambil menambahkan, “Percayalah, saya jauh lebih lucu di email.”

Setelah itu saya membaca beberapa artikel hasil perambahan Google dan baru tahu bahwa Guy Kawasaki adalah seorang introvert. Mr. Kawasaki, entrepreneur, penulis 7 buku best seller tentang entrepreneurship, blogger dan public speaker kenamaan itu sendiri mengakui bahwa dirinya adalah seorang introvert.

Setelah saya meriset lebih jauh, ternyata masih banyak bintang social media internasional lain yang juga memiliki tipe kepribadian introvert. Di antaranya misalnya Pete Mashable dan Darren Rowse (Problogger.com).

Apa artinya? Banyak orang menghubungkan introversion dengan sifat tertutup, diam, penuh rahasia. Sebaliknya extroversion dikaitkan dengan sifat terbuka, serba rame, dan heboh. Introvert adalah orang-orang yang tidak suka bergaul, sementara extrovert selalu dikelilingi teman.

Sebenarnya, tidak seperti itu. Orang introvert juga menyukai bersosialisasi dan situasi sosial. Mereka juga menyukai keramaian. Hanya saja, mereka sering kali butuh untuk “meng-charge” diri mereka setelah “lelah” bersosialisasi atau dalam suasana sosial. Mereka selalu butuh waktu untuk menyendiri, menyepi, ini adalah suatu kebutuhan, bagaikan makanan yang memberi kekuatan kepada si introvert.

Sebaliknya, si extrovert tidak pernah lelah bila berada bersama orang lain. Dia selalu ingin tampil, berbicara dan bersosialisasi justru adalah batere baginya. Membuat materi presentasi, proposal, riset, dan segala pekerjaan mendetil lain termasuk menulis, membuatnya lelah. Tetapi ketika dia tampil di atas panggung, di mimbar, di ruang presentasi, semua itu memberinya energy.

Nah, sampai di sini, sudah tahu apa perbedaan utama Nukman Luthfie dengan Guy Kawasaki? Berada di ujung lain dari Mr. Kawasaki, Mr. Nukman, CEO Virtual Consulting, pakar strategi online ternama di Indonesia — bos saya — adalah extrovert sejati.

Saya sudah mengenal beliau lebih dari sepuluh tahun dan sudah sering melihat cara dia bekerja.

Suatu hari ketika Mr. Nukman sedang sakit, kami semua kelabakan karena akan ada presentasi penting di sebuah klien. Presentasi itu jangan dibatalkan, kata Nukman, aku akan datang.

Ketika tiba saatnya presentasi, Nukman datang dengan baju tebal karena demam, dengan suara terbatuk-batuk. Tetapi … ketika dia tampil di depan dan berbicara, bagaikan magic, dia terlihat seperti langsung sembuh. Kurasa audience tidak ada yang mengetahui bahwa dia sedang sakit.

Ketika dia sedang berbicara, ketika dia sedang didengar, ketika dia sedang memesona, ketika semua perhatian tertuju padanya, sedikit demi sedikit batere-nya terisi kembali, dan dia sembuh. Namun setelah “sihir” itu hilang, kondisi fisik aktual tidak bisa terhindarkan. Pulang ke rumah, bahkan seorang extrovert sejati pun perlu beristirahat.

Berbeda dengan seorang introvert. Saya membayangkan Mr. Kawasaki misalnya. Sebagai public speaker kondang, tentu saja dia mempunyai jadwal bicara di sana sini yang ketat, namun saya membayangkan, setiap selesai acara tersebut, dia akan selalu membutuhkan waktu untuk sendiri. Terus-terusan terekspose dengan keramaian akan membuatnya lelah dan bosan.

Dia akan sangat bahagia berada sendiri dalam ruang kantornya yang nyaman, ketika dia ditinggal sendiri, hanya dia sendiri dan laptopnya. Dengan buku-buku di raknya. Dia akan menulis, menulis, menulis. Dia akan sanggup menulis hingga berhari-hari. Berada dalam kesunyian bersama buku-buku saja, tanpa ketemu satu manusia pun. Intovert mampu melakukan itu.

Untuk seorang extrovert, agak susah. Dia selalu penuh energy, idenya melompat-lompat. Pikirannya tidak teratur. Dia bisa duduk diam melakukan suatu pekerjaan “serius” tetapi cepat bosan. Dia akan selalu ingin mengadakan kontak sosial dengan manusia lain.

Sampai di sini tiba-tiba saya ingat cara Guy Kawasaki nge-twit dengan cara Nukman nge-twit. Nukman seorang yang suka bergaul, dia membiarkan dirinya sepanjang hari di”usik” oleh Twitter. Dia aktif, dia melakukan conversation, membalas reply, dll. Twitter itu seolah adalah ekstensi dari kepribadiannya. Dia tidak bisa tinggal diam, meski sedang mengerjakan sesuatu yang “serius” pun sesekali dia akan mengecek Twitter-nya, dia selalu membutuhkan perhatian.

Sebaliknya Guy Kawasaki membatasi interaksi. Dia membagikan banyak informasi menarik di Twitter-nya, tetapi dia seolah mengatakan, “sudah, itu cukup.” Mungkin dia sibuk, mungkin dia tidak sempat, mungkin dia menganggap Twitter adalah pekerjaan sehingga di-outsource ke karyawannya, atau mungkin juga dia hanya tidak ingin diganggu. Dia tetap ingin menjaga ketenangan dan kenyamanan hidupnya, sementara pada sisi lain juga tetap ingin exist. Dan dia membuktikan, dia bisa tuh… menjaring lebih dari 200.000 followers di Twitter dengan gaya nge-twit-nya yang khas.

Jadi, yang ingin saya sampaikan di sini adalah, tidak ada salahnya dengan extrovert ataupun introvert. Apabila Anda introvert, Anda cenderung merasa dunia “dikuasai” orang-orang extrovert. Karena orang extrovert lebih rame, lebih berisik, lebih dominan, sehingga para introvert cenderung mengikuti saja. Statistik menunjukkan, lebih banyak CEO extrovert daripada introvert, padahal pakar psikologi menyebut 57 persen penduduk dunia adalah introvert. Artinya, sebenarnya Anda adalah mayoritas yang terbenam oleh minoritas.

Pembahasan mengenai extrovert dan introvert, tipe kepribadian yang dipopulerkan oleh psikolog Carl Jung ini bisa panjang sekali. Saya cukupkan artikel saya sampai di sini. Dengan meminjam contoh dua tokoh yang saya kagumi saya harap artikel ini cukup untuk memberi Anda gambaran, bahwa kedua tipe kepribadian mempunyai kelebihan dan kekurangannya sendiri-sendiri. Anda tidak perlu menjadi orang lain untuk sukses. Anda hanya perlu menjadi diri Anda sendiri.

(dimuat atas ijin Meisia Chandra, tulisan ini juga tampil di blog penulis http://meidays.blogspot.com dan diedit seperlunya)

Read more.....

Hal Hal Yang DIlarang Dalam Wawancara

Pada saat wawancara, perhatikanlah agar jangan melakukan hal-hal berikut ini:

1. Jangan meremehkan pencapaian Anda sendiri. Sekecil apa pun, atau sesedikit apa pun, pencapaian Anda itu penting. Kemaslah pencapaian-pencapaian itu sedemikian rupa sehingga dapat menunjukkan sifat-sifat atau kompetensi perilaku yang dicari para pewawancara. Jangan lupa menyebutkan pencapaian Anda itu dengan cara yang terukur misalnya dapat menghemat waktu dan uang, atau membuat kolega atau klien atau atasan Anda merasa lebih aman, dihargai dan dikagumi.
2. Jangan terlalu merendah. Wawancara bukanlah saat untuk merendahkan diri. Meskipun bukan berarti Anda harus sombong, tetapi jangan membuat kalimat-kalimat yang datar seperti “Berdasarkan kemampuan saya, dan pengalaman dengan X, saya merasa saya akan memberikan kontribusi yang baik bagi tim Anda.”
3. Jangan terpaku pada job description resmi. Peran dan tanggung jawab Anda biasanya lebih dari “jabatan resmi” Anda di masa lalu maupun masa depan. Anggaplah diri Anda sama pentingnya dengan seorang CEO dalam batas-batas pengaruh Anda. Bila Anda menganggap diri Anda seorang yang penting dalam pekerjaan Anda, maka orang lain akan menganggap Anda penting juga. Tunjukkan bahwa Anda bersedia melakukan pekerjaan di luar rangkuman pekerjaan (job description) resmi bila diperlukan.
4. Jangan pernah memberikan informasi negatif tentang Anda dengan sukarela. Bila ditanya apa kelemahan utama Anda, jawablah dengan kelemahan yang telah Anda atasi, atau katakana pada pewawancara tentang kelemahan yang sesungguhnya bisa mengindikasikan kekuatan, seperti “kadang-kadang aku merasa tidak sabar dengan rekan satu tim yang tidak terorganisir.” Jangan pernah menunjukkan tuntutan pekerjaan yang tidak Anda sukai.
5. Jangan mengkritik mantan bos atau perusahaan tempat Anda pernah bekerja. Mengatakan yang jelek-jelek tentang pekerjaan yang lalu, mantan bos, mantan kolega dan klien, tidak pernah ada gunanya, dalam wawancara maupun dalam kehidupan secara umum. Lebih baik menjadi seorang yang tidak bergosip atau mengatakan yang jelek-jelek tentang orang lain.
6. Jangan pernah berbohong. Jangan bersikap tidak jujur dalam sebuah wawancara. Anda boleh (dalam batas yang wajar) melebih-lebihkan, menghapus, bersikap ambigu bila diperlukan, dan memberi bumbu di sana-sini. Anda sedang mencoba menjual diri Anda, bersikaplah seperti pengiklan, Anda boleh menekankan kekuatan produk Anda, tetapi jangan pernah berbohong.
7. Jangan menanyakan soal gaji, liburan, atau manfaat lain sebelum Anda mendapatkan tawaran, atau sudah hampir pasti mendapatkan tawaran tersebut. Meskipun begitu, Anda harus siap ketika ditanya tentang permintaan gaji Anda. Beberapa pewawancara bahkan menanyakan hal ini di awal. Karena itu persiapkan angka yang layak untuk Anda, setelah melakukan sedikit riset tentang gaji yang layak untuk posisi Anda. (Baca:Tips Negosiasi Gaji)
8. Jangan merasa tertekan untuk menjawab setiap pekerjaan. Kadang-kadang jawaban terbaik adalah “Saya tidak tahu.” Bila Anda memang tidak tahu jawabannya, katakanlah demikian. Anda tidak mungkin mengetahui segalanya. Gunakan saat-saat seperti ini sebagai kesempatan untuk menunjukkan kemauan Anda untuk belajar.
Selain hal-hal di atas, selalu gunakan akal sehat. Berpakaianlah yang pantas, jangan terlambat, bawa fotokopi resume Anda, pastikan Anda tidak bau badan, tidak bau rokok atau makanan, tidur yang cukup pada malam sebelumnya, bersikap sopan, santai, jangan berbicara soal politik atau agama, dan jangan terlalu tegang.

Read more.....

15 Benda Pelopor Dunia Teknologi Saat INi

1. Kamera Digital Pertama di Dunia

World’s First Digital Camera (1975): Created by Kodak's engineer Steve Sasson

Pada Desember 1975, insinyur Kodak Steve Sasson menciptakan sesuatu yang akan merevolusionerkan fotografi, Kamera Digital Pertama Di Dunia. Berukuran sebesar pemanggang roti, tampilan hitam putih. Resolusi 100×100 - atau 0,01 megapixels.

2. Motel Pertama Di Dunia

World's First Motel (1925): Motel Inn

Motel Inn di San Luis Obispo, California, Motel pertama di dunia. Dibuat tahun 1925 oleh arsitek LA Arthur Heineman, Motel Inn semula dinamai Milestone Mo-Tel. Biaya permalamnya adalah $1,25. Motel ini masih beroperasi sampai saat ini.

3. Cover Album Pertama di Dunia

World's First Album Cover (1938): Smash Song Hits by Rodgers and Hart

Alex Steinweiss, seorang perancang berumur 23 tahun, menciptakan album pada tahun 1938 berupa Piringan Hitam, album ini sukses di pasaran dan menjadi cover album pertama di dunia.

4. Novel Pertama di Dunia

World's First Novel (1007): Tale of Genji

Novel ini mengisahkan tentang sebuah perjalanan di atas tahun 1007, anak lelaki seorang Kaisar, yang mencari cinta, bertemu dengan banyak sekali wanita di sepanjang perjalanan. Ditulis oleh orang Jepang BERNAMA Murasaki Shikibu.

5. Server Pertama di Dunia

World's First Web Server and Web Site (1990): a NeXT computer at CERN

Info.cern.ch adalah alamat website dan web server pertama di dunia. Berjalan menggunakan NeXT computer at CERN. Alamat web lengkap yang pertama kali adalah http://info.cern.ch/hypertext/WWW/TheProject.html yang diperkenalkan dan dibuat oleh Tim Berners-Lee.

6. Sepeda Motor Pertama di Dunia

World's First Motorcycle (1885): Daimler's "riding car"

Sepeda Motor pertama di desain dan dibangun oleh penemu Jerman Gottlieb Daimler dan Wilhelm Maybach di Bad Cannstatt (Stuttgart) pada tahun 1885. Ini juga merupakan kendaraan pertama yang digerakkan dengan minyak tanah.

7. X-Ray Pertama di Dunia

Di tahun 1895 Wilhelm Conrad Röntgen, profesor ilmu fisika Universitas Wurburg di Jerman, melakukan eksperimen dengan menghentikan listrik di tube kaca. Di tahun 1895 Wilhelm Röntgen melakukan eksperimennya sendiri, kali ini di kegelapan dan ia menyadari adanya cahaya yang dihasilkan di tembok, yang diketahuinya tidak disebabkan oleh fluorescence atau cahaya tampak.

World's First X-Ray (1895)

Dia menemukan partikel sinar "X" yang tak dikenali atau lebih dikenal dengan X-ray. Sesudah beberapa bulan bermain dengan penemuannya dia menyadari tempat garis edar sinar benda itu membentuk bayangan, menjadikannya gambar X-ray pertama di dunia. Di tahun 1901 Wilhelm Röntgen dihadiahi Nobel Prize Ilmu Fisika untuk penemuan ini.

8. Mouse Komputer Pertama di Dunia

World's First Computer Mouse (1964): by Douglas Engelbart

Mouse pertama di dunia dibuat oleh Douglas Engelbart pada 1964, terdiri dari dua persneling-roda diletakkan tegak lurus satu sama lain, memberikan pergerakan satu poros. Mouse nya terbuat dari kayu.

9. Gedung Pencakar Langit Pertama di Dunia

World's First Skyscraper (1885): Home Insurance Building in Chicago

Arsitektur unik Gedung Asuransi ini dibuat 1885 di Chicago, Illinois dan dibongkar pada 1931 untuk digantikan oleh Gedung (sekarang bernama LaSalle National Bank Building). Gedung pertama ini memakai baja struktural di bingkainya, tetapi sebagian besar strukturnya tersusun atas besi tempaan. Gedung tinggi pertama ini disokong, baik di dalam dan di luar, oleh badan logam tahan api. Ketinggian gedung ini sekitar 138 kaki (42 m).

10. Konsep Mobil Pertama di Dunia

World's First Concept Car (1938): Buick Y-Job

Dirancang pada tahun 1938 oleh perancang terkenal General Motors Harley Earl, Buick Y-Job dan dianggap oleh sebagian besar menjadi mobil konsep pertama. Mobil itu lampu tersembunyi yang dapat dioperasikan, "gunsight" ornamen kap, bumper pelindung, digunakan oleh Buick sampai tahun 1950-an.

11. MP3 Pertama di Dunia

World's First MP3 Player (1998): MPMan 32MB

Diluncurkan pada Tahun 1998, MP3 Player Pertama Di Dunia, berkapasitas 32MB dan 64MB. Harganya US$69

12. Micro Processor Pertama di Dunia

World's First Microprocessor (1971): Intel 4004

Pada November, 1971, perusahaan Intel memasukkan pengolah mikro pertama di Dunia, Intel 4004 (U.S. Patent #3,821,715), diciptakan oleh Intel dirancang oleh Federico Faggin, Ted Hoff, dan Stan Mazor. Sesudahnya, penemuan kontak diintegrasikan dan merevolusionerkan pola komputer yang ada sekarang.

13. Majalah Pertama di Dunia

World's First Magazine (1731): The Gentleman's Magazine

The Gentleman's Magazine terbit pada Tahun 1731, di London, merupakan majalah pertama. Edward Cave, yang menyunting The Gentleman's Magazine ini.

14. Foto Pertama di Dunia

World's First Photograph (1826): "View from the Window at Le Gras"

Berabad-abad kemajuan dalam kimia dan optik, termasuk penemuan kamera obscura, menjadikannya pelopor untuk foto pertama di dunia. Pada tahun 1826, ilmuwan Perancis Joseph Nicéphore Niépce, mengambil foto itu, berjudul"View from the Window at Le Gras" di rumah keluarganya.

15. Teka-Teki Silang Pertama di Dunia

TTS Pertama di Dunia (1913): Invention Arthur Wynne

Pada tahun 1913, Arthur Wynne memiliki pekerjaan menyusun halaman teka-teki mingguan untuk Fun, bagian dari komik delapan halaman dari New York World, sebuah koran utama waktu.

Read more.....

Sekretaris Yang Ideal

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting • Read more.....

Hal Yang Harus Diperhatikan Oleh Seorang Sekretaris

1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif

Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan

2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan

3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

1. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
   

   Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
   

2. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
   

   Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
   

   Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
   

3. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
   

   Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
   

   1. Tugas Administrasi
   

   Tugas ini meliputi :
   

   Korespondensi
   

   Filling
   

   Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
   

   Mengurus surat masuk dan surat keluar
   

   Travel Arrangements
   

   Organize meeting
   

   Making appointments
   

   Handling all confidential matters
   

   2. Tugas Receptionist
   

   Menerima dan menjawab telepon
   

   Mencatat pesan-pesan lewat telepon
   

   Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
   

   Mencatat janji-janji untuk pimpinan
   

3. Tugas Keuangan

Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain

Personal matters

Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

Menterjemahkan

General Affair duties

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.

Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

1. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
   

   Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
   

   1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
   

   2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
   

   3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
   

   Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
   

   Penjabarannya adalah sebagai berikut :
   

   1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
   

    Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
   

   2. Positif Thinking
   

   Komponen yang positif pada first impression :
   

   Sebut nama lawan bicara Anda
   

   Sambut tamu di pintu ruang Anda
   

   Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
   

   Salam dan mengulurkan tangan
   

   Jangan bicara terlalu pesan / keras
   

   Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
   

   3. Good reminder :
   Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
   

   4. Discrete :
   

    Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
   

   5. Tactful :
   

    Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.

Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :

Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

Pengetahuan akan produk dari perusahaan

Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan

Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)

Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:

Pengambilan keputusan

Kepemimpinan

Kepuasan pelanggan

Kerjasama dan saling percaya

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

Buku Pedoman :

- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)

- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)

- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)

- Bahan seminar "Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi" (Fanny Rantee)

Sumber bacaan :

http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/

Read more.....

Definisi Sekretaris

Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :

Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Read more.....

Cara Menjadi Sekretaris Yang Professional

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.

Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya.

http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknologi
"-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

sumber bacaan :

http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html

Read more.....

Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1. Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah
khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima
tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.
􀂾 Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
􀂾 Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
􀂾 Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau
keperluan kegiatan lainnya
􀂾 Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
􀂾 Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
􀂾 Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis
􀂾 Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
􀂾 Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
􀂾 Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
􀂾 Mencatat janji-janji untuk pimpinan
􀂾 Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
􀂾 Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan
uang di bank
􀂾 Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
􀂾 Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
􀂾 Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
􀂾 Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
􀂾 Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
􀂾 Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
􀂾 Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
􀂾 Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang
dikonsep pimpinan
􀂾 Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
􀂾 Membantu penerbitan intern organisasi
8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir
suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
􀂾 Waktu dan tempat harus dipastikan
􀂾 Makan dan minum disediakan
􀂾 Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
􀂾 Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
􀂾 Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
􀂾 Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
Pertanyaan :
4. Istilah sekretaris kelas tinggi atau sekretaris eksekutif disebut pula asisten administra
si. Berilah alasan mengapa demikian ?
5. Apa perbedaan executive secretary dengan private secretary ?
6. Kamu lulusan D3 Sekretari, jika bekerja menjadi Sekretaris. Dari segi pengalaman kerja,
berarti Kamu termasuk Sekretaris ……
7. Tugas sekretaris dalam presentasi, termasuk tugas ……
8. Tugas sekretaris dalam menangani kegiatan Humas dan Keprotokolan , termasuk
tugas ….
C. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1. menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :
􀂾 memproses surat masuk dan keluar
􀂾 mengonsep surat
􀂾 mengetik surat
􀂾 mengklasifikasi surat
􀂾 menggandakan warkat
􀂾 mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
􀂾 mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
􀂾 mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2. menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3. menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
􀂾 menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
􀂾 mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
􀂾 menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4. menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5. mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6. mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7. mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8. mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9. mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10. menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11. menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12. menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.
13. mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14. membuat laporan, menyusun data dan statistik
15. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16. mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.
18. mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19. menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan

Pertanyaan :
9. Coba Kamu tambahkan 2 (dua) lagi tugas-tugas Sekretaris !
10. Ada istilah lain dari sekretaris seperti : penulis, panitera, carik, notulis.
Coba kamu cari arti dan penggunaan kata tersebut !
D. Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
􀂾 Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah
pendidikan Sekretaris
􀂾 Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan
Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat Ketrampilan
􀂾 Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
􀂾 Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa
Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
􀂾 Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik
surat
􀂾 Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk
komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft
Excel, dan Microsoft Acces.
􀂾 Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang. Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun
kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
􀂾 Makan makanan yang cukup gizinya
􀂾 Olah raga yang cukup
􀂾 Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong,
seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan
kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah
usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.
c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak
tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh
karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka
seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan
cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan
nylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga).

Read more.....

Hakikat Sekretaris

Tujuan Umum : Para calon Sekretari dapat memahami hakikat sekretaris sebagai langkah menjadi sekretaris yang profesional

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat :
(1) menyimpulkan dan membuat definisi Sekretaris;
(2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris;
(3) merinci tugas-tugas sekreatris;
(4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris;
(5) mempraktikkan penampilan sekretaris;
(6) mampu mengembangkan sikap dan

kepribadian seorang sekretaris

A. Pengertian Sekretaris

kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief "
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2. H.W. Fowler dan F.G. Flower secretary :
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.

a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)

3. Louis C. Nanasay and William Selden secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian,
memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

Pertanyaan :
1. Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2. Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.


B. Jenis Sekretaris

Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :

1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.

2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.

berlanjut...............

Read more.....