Tujuan Umum : Para calon Sekretari dapat memahami hakikat sekretaris sebagai langkah menjadi sekretaris yang profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat :
(1) menyimpulkan dan membuat definisi Sekretaris;
(2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris;
(3) merinci tugas-tugas sekreatris;
(4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris;
(5) mempraktikkan penampilan sekretaris;
(6) mampu mengembangkan sikap dan
kepribadian seorang sekretaris
A. Pengertian Sekretaris
kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief "
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower secretary :
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.
a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian,
memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
Pertanyaan :
1. Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2. Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.
B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
berlanjut...............
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat :
(1) menyimpulkan dan membuat definisi Sekretaris;
(2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris;
(3) merinci tugas-tugas sekreatris;
(4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris;
(5) mempraktikkan penampilan sekretaris;
(6) mampu mengembangkan sikap dan
kepribadian seorang sekretaris
A. Pengertian Sekretaris
kata sekretaris berasal dari bahas a Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
"Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief "
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower secretary :
a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.
a. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan ntuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
c. menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive.
(Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian,
memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
Pertanyaan :
1. Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2. Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.
B. Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1. Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary). Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2. Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja. Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
berlanjut...............
Diposting oleh
0 komentar:
Posting Komentar